MANAJEMEN PROYEK UNTUK EPC

Sebelum diuraikan lebih lanjut mengenai Manajemen Proyek, perlu kiranya memahami terlebih dahulu pengertian mengenai PROYEK. Proyek merupakan suatu rangkaian atau kumpulan dari kegiatan-kegiatan untuk mencapai suatu tujuan. Secara khusus proyek itu dilaksanakan dalam waktu yang tertentu yang mempunyai awal (yaitu saat rangkaian kegiatan itu dimulai) dan mempunyai akhir (yaitu saat rangkaian kegiatan itu diakhiri), berbeda dengan jenis rangkaian kegiatan yang tidak jelas kapan dimulainya dan/atau kapan akan berakhir yang dikenal dengan istilah kegiatan RUTIN. Hal lain yang cukup penting dari suatu proyek adalah bahwa untuk dapat melaksanakan kegiatan-kegiatan diperlukan suatu sumberdaya yang antara lain meliputi tenaga kerja, perlatan, uang, teknologi, metodologi. Tiga sumberdaya yang pertama sering dikenal dengan istilah 3M (Man, Machine, Money), sementara dua sumberdaya yang terakhir baru dikenal belakangan ini karena perkembangannya yang sangat luar biasa dalam era informasi yang didukung oleh kemajuan teknologi komputer. Untuk mendapatkan pemahaman yang lebih baik mengenai definisi Proyek dapat merujuk pada Project Management Body of Knowledge (PMBOK) yang dikembangkan oleh Project Management Institute (PMI) yang berkedudukan di Amerika Serikat yang dipakai secara luas di dunia.

Dalam prakteknya, Pemilik Proyek bisa saja memulai proyek dengan menunjuk suatu perusahaan untuk membuat disain dari fasilitas yang akan dibangun. Untuk fasilitas yang berupa gedung, perusahaan yang diminta membuat disain biasanya adalah perusahaan arsitek. Untuk fasilitas yang berupa pabrik, perusahaan yang diminta membuat disain biasanya adalah perusahaan konsultan engineering. Kemudian berdasarkan disain yang ada, Pemilik Proyek bisa saja langsung menunjuk perusahaan kontraktor untuk membangun atau membeli mesin atau material utama dari fasilitas yang akan dibangun dari pemasok kemudian baru menunjuk kontraktor untuk melakukan fabrikasi atau instalasi mesin atau perlatan utama tersebut sehingga bisa digunakan atau dioperasikan. Cara ini sangat umum dilakukan pada masa lalu bahkan masih dilakukan pada saat ini. Tentu saja pemisahan fungsi perusahaan yang ditunjuk untuk melaksanakan proyek masing-masing untuk disain, pasokan mesin atau material, dan fabrikasi/instalasi dapat menimbulkan kerumitan tersendiri dalam melakukan integrasi anatar masing-masing produk setiap perusahaan demikian juga sinkronisasi jadwalnya.

Baik dalam industri bangunan gedung maupun pabrik, beberapa pemilik proyek mulai menyatukan fungsi disain, pasokan mesin/material, dan fabrikasi/instalasinya oleh satu perusahaan yang dikenal dengan Design-Build Contractor (untuk gedung) dan EPC Contractor (untuk pabrik). EPC singkatan dari Engineering-Procurement-Construction. Dalam hal EPC, perusahaan kontraktor EPC bertanggung jawab atas pembuatan disain (tentu saja berdasarkan kebutuhan dari Pemilik Proyek), pembelian mesin atau material konstruksi, dan pelaksanaan fabrikasi dan instalasinya sampai fasilitas tersebut siap digunakan atau dioperasikan. Kegiatan Engineering dimulai dari survey lapangan dimana fasilitas akan dibangun. Berdasarkan data yang diperoleh dari kegiatan survey Kontraktor EPC mulai melakukan disain (perhitungan, pembuatan spesifikasi, dan gambar-gambar konstruksi). Sebelum pekerjaan disain selesai seluruhnya, Kontraktor EPC mulai mengidentifikasi mesin-mesin atau material-material yang penyiapannya di pabrik memerlukan waktu yang cukup lama, demikian juga waktu pengirimannya melalui trasportasi laut yang memerlukan penjadwalan yang ketat. Namun demikian, order pembelian baru bisa dilaksanakan setelah disain terkait dengan mesin-mesin atau barang-barang tersebut telah selesai. Barang-barang yang memerlukan waktu lama untuk penyiapan sampai bisa terkirim di lapangan disebut sebagai Long Lead Item (LLI). Kontraktor juga sudah bisa memulai pekerjaan persiapan tanah atau pondasi lebih awal sebelum seluruh disain selesai, yang penting disain yang terkait dengan pekerjaan tersebut telah selesai. Setiap pekerjaan dari Engineering, Procurement, sampai Construction dilakukan dengan prosedur yang telah ditetapkan dan disepakati antara Pemilik Proyek dan Kontraktor, hal ini diperlukan untuk tujuan pengawasan pelaksanaan pekerjaan oleh Pemilik Proyek (dilakukan sendiri atau menunjuk perusahaan pengawas konstruksi. Pada saat semua pekerjaan telah selesai dilaksanakan, maka diadakan serah terima pekerjaan dari Kontraktor ke Pemilik Proyek. Untuk menjamin bahwa fasilitas yang dibangun sesuai kebutuhan Pemilik Proyek, biasanya Pemilik Proyek menetapkan adanya masa pemeliharaan yang berlaku sejak fasilitas tersebut diserahterimakan dari Kontraktor ke Pemilik Proyek. Pada saat serah terima pekerjaan, biasanya Pemilik Proyek melibatkan calon pemakai fasilitas untuk memastikan bahwa fasilitas yang dibangundapat dioperasikan dan dilakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan. Apabila selama masa pemeliharaan tersebut, ditemukan ketidak sesuaian antara kebutuhan Pemilik dengan bangunan yang dibuat oleh Kontraktor atau terdapat kerusakan, maka Kontraktor wajib melakukan pernyesuaian dan perbaikan tanpa meminta tambahan biaya.

1. PARAMETER KEBERHASILAN

1.1 Kegiatan engineering dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

• Safe & Environmental Friendly: kegiatan survey harus dapat dilakukan secara aman dan tidak menimbulkan gangguan/kerusakan lingkungan, demikian juga fasilitas yang didisain telah memenuhi persyaratan keamanan dan lingkungan yang ditetapkan berdasarkan standar internasional dan peraturan pemerintah yang berlaku.
• Availability of Material: fasilitas yang didisain harus mempertimbangkan ketersediaan material baik secara kualitas maupun kuantitas.
• Constructable: fasilitas yang didisain harus dapat dibangun di lokasi yang dipersiapkan dengan menggunakan tenaga kerja, peralatan, teknologi dan metodologi yang ada.
• Specification and drawing are defined: disain harus dituangkan dalam bentuk spesifikasi dan gambar yang lengkap dan jelas.
• Testable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan pengujian sehingga dapat diukur kualitasnya pada saat sudah terpasang sebelum dioperasikan.
• Maintainable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dilakukan pemeliharaan dan perawatan sesuai kebutuhannya sehingga mempunyai umur ekonomi sesuai yang diharapkan. Beberapa bagian bisa saja tidak memerlukan perawatan (free maintenance) karena suatu alasan tertentu.
• Expandable: fasilitas yang didisain harus memungkinkan untuk dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan dimasa yang akan dating yang belum dapat ditetapkan sekarang.
• On Schedule: disain harus dikerjakan sesuai jadwal yang ditetapkan sehingga tidak mempengaruhi target penyelesaian proyek secara keseluruhan.
• On Budget: fasilitas yang didisain harus memenuhi batasan anggaran yang tersedia.

1.2 Kegiatan procurement dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

• Fit to Spec/Drawing: Mesin atau material yang dibeli harus sesuai dengan spesifikasi dan gambar disain.
• Inspection and Test are defined: harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap mesin atau material yang dibeli.
• Documentation is detailed: dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga dengan tatacara (manual) pengoperasiannya.
• Traceable: semua proses dalam pembuatan mesin atau material sampai terkirim di lapangan harus dapat dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu pernah mengalami perbaikan selama pembuatan atau pengiriman.
• Ease or Safe for delivery: mesin atau material hendaknya dikemas dengan ukuran dan kemasan yang aman dan mudah untuk pengiriman.
• On schedule: mesin atau material agar dapat dikirim ke lapangan sesuai jadwal yang ditetapkan.

1.3 Kegiatan construction dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

• Safe & Environmental Friendly: pekerjaan di lapangan harus dilaksanakan dengan aman tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan kerja perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian juga agar pelaksanaan pekerjaan tidak mengganggu atau merusak lingkungan sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku.
• Fit to Spec/Drawing: Mesin atau material yang dipasang harus sesuai dengan spesifikasi dan gambar disain.
• Work Plan and Schedule are clear: harus dibuat work plan yang jelas merinci setiap pekerjaan dan dijadwalkan sesuai target yang ditetapka oleh pemilik proyek.
• Inspection and Test are defined: harus ada tatacara inspeksi dan pengujian terhadap mesin atau material yang dipasang di lapangan.
• Documentation is detailed: dokumentasi mesin atau material harus lengkap dan rinci mulai dari hasil pengujian sampai sertifikatnya. Untuk mesin, harus dilengkapi juga dengan tatacara (manual) pengoperasiannya. Untuk pekerjaan dilapangan harus mencatat tenaga kerja, peralatan yang dipakai, kondisi cuaca setiap hari, dan segala macam kejadian yang mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan.
• Traceable: semua proses pemasangan mesin atau material di lapangan harus dapat dilacak informasinya. Misalnya apakah suatu material tertentu pernah mengalami perbaikan selama.
• On schedule: mesin atau material agar dapat dipasang di lapangan sesuai jadwal yang ditetapkan.
• Within Budget: pelaksanaan pekerjaan harus dijaga tidak menimbulkan biaya-biaya tambahan yang tidak seharusnya diperlukan.

1.4 Kegiatan start up and commissioning dianggap berhasil apabila beberapa parameter dibawah ini dipenuhi:

• Safe & Environmental Friendly: pekerjaan start-up and commissioning di lapangan harus dilaksanakan oleh orang yang berpengalaman dalam mengoperasikannya dengan aman tanpa suatu kecelakaan yang fatal sesuai kebijakan keamanan dan keselamatan kerja perusahaan atau yang ditetapkan oleh peraturan pemerintah yang berlaku. Demikian juga agar pelaksanaan pekerjaan start-up and commissioning tidak mengganggu atau merusak lingkungan sesuai ketentuan pemerintah yang berlaku.
• Produce suitable product: start up and commissioning untuk memastikan bahwa fasilitas yang terpasang sesuai dengan yang diharapkan.
• Operable and Maintainable: start-up and commissioning harus memastikan bahwa fasilitas yang terpasang dapat dioperasikan dengan baik dan memungkinkan untuk melakukan perawatan atau perbaikan pada saat pengoperasiannya.
• On schedule: start-up and commissioning agar dapat dilakukan sesuai jadwal yang ditetapkan dan dapat diintegrasikan dengan fasilitas lain yang terkait.
• Handover document is defined: dokumen yang diserahterimakan sebelum start-up and commissioning lengkap sehingga memudahkan untuk mengambil tindakan selama proses commissioning.

2. SITUASI KRITIS:

2.1 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan engineering yang perlu diantisipasi:

• Incomplete Soil Investigation Data: Seringkali data tanah tidak lengkap sehingga menyulitkan dalam menilai daya dukung tanah untuk penetapan struktur bangunan (pondasi, rangka bangunan)
• Engineered Equipment: seringkali fasilitas yang akan dibangun memerlukan mesin-mesin atau peralatan yang harus didisain secara khusus karena tidak tersedia di pasaran.
• Deliverables approval: harus ada kesepakatan yang jelas mengenai proses persetujuan dokumen antara konyraktor dan pemilik proyek, sehingga tidak terjadi keterlambatan pekerjaan karena terhambatanya persetujuan dokumen.

2.2 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan procurement yang perlu diantisipasi:

• Long Lead Items: ada beberapa mesin atau material yang memelukan waktu yang cukup panjang untuk pembuatannya di pabrik dan proses pengirimannya sampai di lapangan. Barang-barang ini harus segera dipesan tanpa menunggu semua pekerjaan engineering selesai.
• Letter of Credit: untuk barang-barang yang perlu pembuatan di pabrik dan/atau perlu pengiriman melalui laut biasanya meminta pembayaran dalam bentuk letter of credit. Barang tidak akan dikirim sebelum pabrik menerima letter of credit.
• Inspection/Certification: Barang yang diproduksi di pabrik biasanya memerlukan inspeksi dari pejabat pemerintah yang terkait atau memerlukan sertifikasi dari lembaga tertentu.
• Import: Perlu penanganan custom clearance di pelabuhan penerima yang terkait dengan ketentuan bea masuk.
• Material traceability: Untuk barang-barang yang di produksi di pabrik kemudian memerlukan pengiriman melalui laut dan pengiriman lewat darat memerlukan traceability untuk memastikan apakah barang yang diterima di lapangan adalah benar barang yang diproduksi di pabrik.
• Vendor Documents TBA and PO: Seringkali kontraktor harus memilih salah satu vendor dari beberapa vendor sejenis yang akan memasok suatu barang tertentu. Technical Bid Analysis dibuat untuk mengevaluasi apakah vendor telah memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam proyek ini. Keterlambatan pembuatan PO biasanya disebabkan oleh keterlambatan pengambilan keputusan penetapan vendor terpilih.

2.3 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan construction yang perlu diantisipasi:

• Accessibility to Site: Menjadi sangat penting untuk mengetahui dengan baik kemudahan untuk mencapai lapangan tempat dilakukannya pekerjaan baik terkait dengan lokasi gudang atau lahan tempat penampungan sementara barang-barang atau peralatan kerja maupun lokasi tempat fasilitas akan dibangun. Apakah tersedia jalan masuk yang memadai dari jalan umum ke lokasi proyek (penampungan sementara atau tempat fasilitas), sehingga memungkinkan orang, kendaraan, barang-barang, mesin, alat berat dan lain-lain terkait dengan pembangunan fasilitas dapat dibawa masuk atau keluar dari lokasi proyek. Jalan masuk sementara biasanya dibangun untuk kebutuhan ini. Kualitas jalan masuk ini harus disesuaikan dengan beban angkut proyek yang ada.
• Change in Subsurface Condition: Keadaan dibawah permukaan lokasi pembangunan fasilitas biasanya telah disediakan informasi oleh pemilik proyek dengan kuantitas dan kualitas yang bervariasi. Pelaksana pekerjaan biasanya menunjuk orang yang sangat berpengalaman dalam mengenali kondisi bawah permukaan lokasi proyek untuk memeriksa kehandalan data yang diberikan oleh pemilik proyek dan melakukan penelitian lebih mendalam mengenai keadaan bawah permukaan tanah tersebut untuk mengantisipasi kemungkinan masalah yang akan dihadapi pada saat pelaksanaan pekerjaan tersebut. Informasi ini akan menjadi pertimbangan pada saat penetapan biaya pelaksanaan proyek sebelum ditandatanganinya kontrak pekerjaan, dan juga akan dipakai sebagai pertimbangan untuk melakukan klaim pada saat pelaksanaan pekerjaan apabila dijumpai hal-hal yang mengganggu pelakasanaan pekerjaan yang mempengaruhi biaya, waktu dan kualitas pekerjaan.
• Change in Season Condition: Perubahan cuaca dilokasi proyek biasanya sering terjadi dan mempengaruhi pelaksanaan pekerjaan. Pelaksana pekerjaan harus selalu mencatat cuaca harian selama pekerjaan berlangsung. Karena cuaca bisa saja setiap saat berubah tergantung dari perubahan aktifitas kehidupan manusia disekitarnya, maka pelaksana proyek harus mempersiapkan berbagai cara untuk mengantisipasi terjadinya perubahan cuaca dalam batasan kewajaran diwilayah tersebut. Pelaksana harus menyisihkan cadangan biaya dan bahan untuk kondisi-kondisi darurat untuk meminimalkan kerugian yang akan timbul akibat perubahan cuaca ini yang umumnya tidak bisa diklaim ke pemilik proyek, kecuali hal-hal yang melebihi kondisi normal yang dapat dikelompokkan ke tingkat bencana alam (yang diumumkan oleh pemerintah setempat).
• Material traceability: pencatatan barang-barang yang dipakai di lokasi proyek harus dilakukan dengan tatacara yang baik yang kita kenal dengan traceability System yang mencatat asal-usul barang dibuktikan dengan dokumen-dokumen barang yang sah seperti sertifikat atau hasil pengujian, dokumen pengiriman dan penyimpanan barang, dan dokumen-dokumenterkait lainnya. Demikian juga harus dipastikan setiap barang yang dikirim sedapat mungkin diberikan identifikasi (nomer dank ode yang unik) sehingga memudahkan dalam pelacakannya. Catatan ini masih harus disimpan terus sampai masa operasi nantinya. Beberapa perusahaan sudah mempunyai tatacara pelacakan barang ini dengan sistim kmomputer yang baik sehingga pelacakan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat.
• Environmental Impact: Pemilik proyek biasanya sudah memberikan analisa mengenai dampak lingkungan sesuai ketentuan perundangan yang berlaku. Pelaksana proyek harus melakukan pengelolaan dan pemantauan mengenai dampak lingkungan dan melaporkan kepada pemilik proyek maupun ke instansi pemerintah yang ditunjuk. Didalam dokumen Analisa mengenai dampak lingkungan biasanya menjelaskan secara rinci kondisi lingkungan, ketentuan mengenai kondisi lingkungan, tata cara kerja pelaksanaan proyek yang diijinkan untuk setiap kondisi lingkungan. Setiap orang yang bekerja didalam proyek khususnya para pemimpin proyek harus mengetahui dengan baik dan dapat melaksanakan ketentuan mengenai lingkungan ini dengan sebaik-baiknya dalam pelaksanaan proyek.
• Interfacing with Other facilities: Fasilitas yang akan dibangun di lokasi proyek ini seringkali terkait dengan fasilitas lain terutama yang ada didalam dan disekitar lokasi proyek seperti fasilitas yang sudah ada di lokasi proyek, jalan masuk, sambungan listrik, sambungan air, sambungan telepon, dan sambungan-sambungan lainnya. Posisi fasilitas yang akan dipasang harus sesuai dengan posisi fasilitas yang sudah ada sehingga dapat dilakukan penyambungan dengan baik. Waktu pemasangan fasilitas juga harus disinkronisasikan dengan kesiapan fasilitas lainnya yang akan disambung.
• Field Changes: Waktu pelaksanaan pekerjaan biasanya berbeda terlalu jauh dengan saat perancangan sehingga kondisi lapangan bisa saja sudah tidak lagi sesuai dengan hasil survey pada saat perancangan. Sehingga diperlukan penyesuaian barang-barang maupun pemasangannya untuk menyesuaikan dengan kondisi lapangan pada saat dilaksanakan pekerjaan tersebut. Perubahan-perubahan ini dituangkan dalam nota perubahan yang disepakati oleh pelaksana pekerjaan dan pemilik proyek. Apabila terdapat implikasi biaya, waktu dan kualitas pekerjaan atau barang, maka perubahan tersebut harus dituangkan dalam perjanjian kontrak (amandemen).
• Inspection & Certification: Beberapa fasilitas yang dibangun memerlukan pengawasan dan sertifikasi dari lembaga pemerintah yang ditunjuk untuk itu, yang menyebabkan p=fasilitas tersebut baru boleh digunakan setelah dilakukan pemeriksaan dan sertifikasi oleh instansi yang berwenang.

2.4 Dibawah ini merupakan isu-isu kritis yang mungkin terjadi selama kegiatan Star-up & Commissioning yang perlu diantisipasi:

• Completeness of Documents: Start-up dari suatu peralatan biasanya dilakukan oleh calon pemakai fasilitas tersebut karena merekalah yang tahu apa yang mereka perlukan dan bagaimana cara menggunakan, melakukan perbaikan dan/atau perawatan. Untuk itu diperlukan dokumen yang lengkap terkait dengan pengoperasian dan perawatan untuk memudahkan mengatasi maslah yang akan timbul. Dokumen-dokumen itu disamping harus lengkap juga harus mudah didapatkan.
• Availability input material: Untuk melakukan pengoperasian fasilitas yang memerlukan input material harus dipastikan matrial input tersebut sudah tersedia dan siap dipakai pada saat start-up.
• Readiness of users: Kesiapan pemakai fasilitas harus dipastikan jadwalnya yang meliputi kelengkapan organisasi, pelatihan, dan prosedur pengoperasian dan perawatan.
• Commisioning: Pada saat pelaksanaan penyerahan pekerjaan dari pelaksana proyek ke pengguna pfasilitas, maka pimpinan pengoperasian adalah pengguna fasilitas, sementara itu pelaksana proyek harus ada di lokasi proyek lengkap dengan berbagai peralatan dan barang yang diperlukan untuk pengoperasian fasilitas dan membantu pengguna fasilitas dalam pengoperasian fasilitas.
• Certification: Pastikan bahwa sertifikat pengopersian telah diperoleh dari instansi yang berwenang sebelum pelaksanaan start-up dan commissioning. Biasanya akan dikeluarkan sertifikat pengoperasian sementara sampai waktu yang diperlukan untuk commissioning dipenuhi sesuai spesifikasi fasilitas.

3. SOLUSI (INISIATIF PROSPEKTIF):

• Coordination: Adanya berbagai pihak yang terkait dengan pembanguna proyek ini (stakeholders) dengan masing-masing mempunyai kepentingan yang berbeda, maka perlu dilakukan koordinasi dalam bentuk rapat-rapat (pembukaan proyek, harian, mingguan, bulanan, adhoc, dan penutupan proyek). Pada saat pembuakaan proyek, hendaknya dilakukan rapat yang melibatkan seluruh pihak terkait terutama pemilik dan pelaksana proyek untuk membahas rencana pelaksanaan pekerjaan berdasarkan perjanjian yang disepakati yang meliputi organisasi, prosedur proyek, jadwal pelaksanaan, rencana pembayaran dan sistim koordinasi.
• Document Control: Selain dokumen yang telah ada sebelum pelaksanaan proyek akan ada banyak sekali dokumen yang dibuat maupun diterbitkan selama pelaksanaan proyek seperti: surat-menyurat, notulen rapat, laporan-laporan, gambar pelaksanaan, spesifikasi pekerjaan dan peralatan, hitungan-hitungan, rincian kuantitas barang dan harga, hasil pemeriksaan pekerjaan, sertifikat-sertifikat, berita acara – berita acara, perubahan kontrak, gambar as-built, dan dokumen serah terima pekerjaan sebagian ataun seluruhnya. Dokumen-dokumen ini harus dicatat disimpan dan didistribusikan dengan tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan memakainya.
• Traceabilty: Semua barang dan pekerjaan yang melekat dalam fasilitas yang dibangun harus didukung dengan dokumen pelengkap yang mendukung (asal-usul bahan baku, hasil pemeriksaan pembuatan, hasil pengujian, sertifikat pabrik, dokumen pengiriman darat dan laut, dokumen penerimaan barang di gudang, dokumen pengambilan dari gudang, dokumen pemasangan di lapangan, dokumen pengujian hasil pemasangan, sertifikat dari instansi terkait. Dokumen-dokumen ini harus dicatat disimpan dan didistribusikan dengan tata cara yang baik sehingga memudahkan untuk menemukan dan memakainya.
• Expediting: Khususnya untuk barang-barang yang dibuat di pabrik maka harus dibuat jadwal yang rinci mulai dari persiapan produksi, kegiatan produksi, pengujian, pengiriman dengan perjalanan darat atau laut (rencana keberangkatan/kedatangan, actual keberangkatan/kedatangan). Hal ini diperlukan karena dalam proses ini terkait dengan berbagai pihak antara lain: pabrik, jasa pengujian, jasa pengiriman barang, jasa pengurusan dokumen pengapalan, asuransi pengangkutan, pengurusan pajak-pajak impor dan lain-lain. Ketidaksiapan dokumen formalities di pelabuhan akan menyebabkan tertahannya kapal di pelabuhan yang akan menimbulkan denda (demurrage) yang sangat mahal.
• Project Control (Schedule/Cost): Dalam rangka menjaga pelaksanaan pekerjaan sesuai jadwal dan biaya yang telah ditetapkan, maka perlu ditunjuk seorang project controller yang bersama-sama pemilik (untuk melakukan pemeriksaan dan pengawasan) dan pelaksana (mengatur sumberdaya manusia, barang-barang dan peralatan) proyek membuat rencana pelaksanaan pekerjaan. Rincian pekerjaan dibuat dari tingkat yang paling ringkas sampai sangat detil yang memungkinkan bagi pemilik maupun pelaksana untuk mengawasi dan mengendalikan (small manageable unit). Jadwal biasanya dibuat dalam bentuk CPM dan Barchart (atau timeline diagram), sementara biaya biasanya dibuat dalam bentuk progress measurement rule dan progress interim calculation yang memasukkan bobot pekerjaan. Project Controller biasanya akan berhubungan dengan semua pihak didalam proyek untuk mendapatkan informasi terakhir dari setiap unit pekerjaan dan melaporkan kepada pimpinan proyek untuk memberikan bahan-bahan penting dari suatu kemajuan pekerjaan yang memerlukan pengambilan keputusan dari pimpinan proyek.
• Quality Assurance & Quality Control: khusus untuk pengendalian kualitas proyek, biasanya proyek membentuk tim khusus yang harus bekerja sejak awal proyek (engineering), saat pelaksanaan (procurement & construction) dan pada saat serah terima pekrjaan (start-up & commissioning). Pelaksana biasanya telah menyiapkan rencana pemeriksaan dan pengujian barang dan pekerjaan (Inspection and Test Plan) yang akan dijadikan pedoman oleh setiap pihak (pemilik, pelaksana, instansi terkait) untuk melakukan pengendalian kualitas.
• Quantity Surveyor: Untuk menghitung kuantitas barang-barang atau pekerjaan biasanya diperlukan timkhusus untuk melakukan pengukuran dan evaluasi disamping untuk tujuan pengendalian juga untuk keperluan penyelesaian klaim antara pihak.
• Variation: untuk jenis kontrak lumpsum ataupun harga satuan bisa saja terjadi perubahan kuantitas dan harga yang akan mempengaruhi nilai kontrak. Setiap pihak harus mendokumentasikan setiap perubahan yang terjadi selama pelaksanaan pekerjaan untuk menetapkan apakah ada perubahan kuantitas dan harga atau tidak. 
• Contract Administration: dalam rangka pengendalian kontrak perlu dilakukan kegiatan administrasi kontrak oleh seseorang yang memahami kontrak secara hukum dan secara aplikasi. Semua pelaksanaan ketentuan-ketentuan yang didalam perjanjian harus dicatat dan dievaluasi apakah sudah dijalankan sesuai kontrak atau ada penyimpangan dalam pelaksanaannya. Penyimpangan pelaksanaan ketentuan kontrak biasanya akan menimbulkan klaim dari salah satu pihak kepada pihak yang lain. Tidak semua ketentuan di dalam kontrak akan digunakan didalam pelaksanaan kontrak karena itu hanya diatur didalam kontrak untuk tujuan mengantisipasi apabila terjadi suatu keadaan tertentu, seperti misalnya: force majeure, termination, penalty dll. Seseorang yang telah mengalami bekerja pada proyek dengan mengalami kejadian-kejadian tertentu yang harus menggunakan ketentuan-ketentuan dalam kontrak tersebut mempunyai kelebihan dibandingkan orang-orang yang tidaka mengalami langsung. Orang tersebut diharapkan dapat memberikan rekomendasi yang terbaik kepada pimpinan proyek untuk mengambil keputusan atau penyelesaian masalah yang terbaik pula.
• Verification Invoice: salah fungsi penting didalam pelaksanaan kontrak adalah melakukan tagihan atas pekerjaan yang sudah dilaksanakan sesuai ketentuan kontrak. Pemilik perlu melakukan pemeriksaan terhadap tagihan yang diajukan oleh pelaksana pekerjaan untuk memastikan bahwa tagihan yang diajukan sesuai ketentuan dalam kontrak dan dilengkapi dengan berita acara kemajuan pekerjaan dan bukti pendukung yang memadai dan sah. Keterlambatan dalam melakukan verifikasi ini akan menyebabkan realisasi pembayaran ke pelaksana yang lebih lanjut akan mengganggu aliran kas pelaksana yang secara langsung akan mengganggu operasional pekerjaan di lapangan.
• Settlement of Claims: Setiap saat dalam proses pelaksanaan pekerjaan bisa saja timbul berbagai klaim ke pemilik baik yang dating dari pelaksana maupun dari pihak lain yang terganggu atau dirugikan oleh pelaksanaan pekerjaan. Klaim dari pihak pelaksana yang terkait langsung dengan fasilitas yang sedang dibangun biasanya lebih mudah mengevaluasi dan memutuskannya, tetapi klaim yang bersalah dari pihak ketiga sering kali sulit diselesaikan karena biasanya tidak bisa didefinisikan secara tegas didalam kontrak. Resiko-resiko seprti ini biasanya dikumpulkan dan pindahkan ke pihak lain seperti asuransi atau pihak penjamin lainnya. Untuk bisa menyelesaikan klaim diperlukan dokumentasi yang baik dan lengkap (laporan-laporan dan berita acara kejadian).
• Close-out Report: Salah satu cara mendokumentasikan pengalaman selama pelaksanaan pekerjaan sampai terselesaikannya pembangunan fasilitas tersebut adalah melalui penyusunan Colse-out Report yang berisi semua kejadian-kejadian penting dan cara menyelesaikannya (lesson learned) yang dapat dijasikan acuan untuk pelaksanaan pekerjaan dimasa yang akan datang. Umumnya, sebuah close-out report berisi semua dokumentasi proyek yang disusun secara sistematis sehingga mudah untuk mempelajari dan menggunakannya. Yang paling simple dari sebuah close-out report berisi semua dokumen yang akan diserahterimakan dari pelaksana ke pemilik yang minimal berisi as-built drawing dan berbagai manual pengoperasiaon dan perawatan.

Dalam sebuah organisasi proyek EPC dimana ada pemilik dan pelaksana, inisiatif prospektif (solusi) atas situasi kritis untuk menjaga reputasi organisasi agar proyek berjalan sesuai harapan semua pihak (stakeholder) biasanya dilakukan oleh sebuah konsultan manajemen proyek yang memahami sifat-sifat proyek yang dilaksanakan secara integral sejak kegiatan engineering, procurement, construction, dan sampai start-up & commissioning.

LEBIH DARI SEKEDAR KEPEMIMPINAN

Tulisan ini merupakan upaya memahami KEPEMIMPINAN dengan melampaui arti dari sekedar seorang pemimpin, lebih dari sekedar upaya untuk mencapai keberhasilan, dan menjangkau wilayah lebih dari sekedar Indonesia.

Kepemimpinan adalah suatu kekuatan yang harus dimiliki oleh seseorang untuk membawa sekelompok orang untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kemudian lebih lanjut, kepemimpinan dijadikan suatu prasarat yang harus dimiliki oleh sesorang untuk menjadi seorang pimpinan.

Seorang pemimpin harus memiliki kemanpuan untuk memerintah (DIRECTING) orang-orang didalam kelompoknya. Kemampuan ini diperlukan oleh seorang pemimpin untuk menyampaikan harapannya kepada orang-orang yang dipimpinnya untuk melakukan sesuatu sehubungan dengan upaya untuk mencapai tujuannya. Kita tahu bahwa setiap orang bisa mempunyai harapan-harapan pribadi, tetapi pemimpin harus menjelaskan apa yang menjadi harapan kelompoknya. Apabila karena satu alasan, misalnya: malu, takut, malas, atau bosen, maka harapannya tersebut tidak akan pernah sampai ke orang-orang yang dipimpin, sehingga tidak ada jaminan sama sekali bahwa tujuannya akan tercapai.

DIRECTING dapat dimaknai sebagai pengembangan visi (aspirasi masa depan) dan strategi (suatu cara yang tidak bisa ditebak oleh orang lain) untuk mengantisipasi bahkan memanfaatkan suatu perubahan. Berikut ini adalah kutipan pojok dari sebuah harian nasional (KOMPAS):

“Telah terjadi PERUBAHAN yang sangat luar biasa melanda dunia yang mengakibatkan sebagian besar penduduk bumi ini TUNGGANG LANGGANG. Angin perubahan itu juga telah berhembus ke Indonesia yang hanya bisa TERNGANGA”

Paling tidak, terdapat 4 perubahan yang sangat luar biasa di dunia ini dalam kurun beberapa tahun ini: Komunikasi, Informasi, Kesehatan, dan Bisnis.

Dalam bidang komunikasi, kita masih ingat sampai tahun 1980an betapa sulitnya seseorang untuk menyampaikan khabar atau isi hatinya kepada orang lain yang dipisahkan dengan jarak melalui surat yang harus menunggu waktu sampai esok hari (surat kilat khusus) atau bahkan satu minggu (surat biasa), dan hari ini hanya dalam hitungan detik seseorang dapat menyampaikan pesan singkat (sms, bbm, dll) bahkan berita panjang dengan lampiran yang berlembar-lembar (email) kepada satu atau lebih orang tidak hanya di wilayah Indonesia tetapi menjangkau seantero dunia.

Dalam bidang informasi, pasti kita juga masih ingat terutama yang pada era tahun 1970an tinggal jauh dari Jakarta (Medan, Padang, Palembang, Semarang, Surabaya, Denpasar, Makasar, dll) harus menunggu siang atau sore hari untuk bisa membaca koran (KOMPAS). Saat ini, apabila kita berada di belahan bumi manapun sudah bisa membaca KOMPAS pada dini hari (WIB) melalui internet berita yang akan diterbitkan hari itu.

Dalam bidang Kesehatan, kita tahu bahwa masih banyak asuransi yang tidak mau menjamin kesehatan atau jiwa seseorang yang mengidap beberapa penyakit berat seperti Jantung, Kanker, Lever. Saat ini, telah ditemukan dari penelitian bahwa Jantung sesorang bisa diperbaiki lagi menjadi kembali seperti bayi baru dilahirkan dengan menginjeksikan zat-zat tertentu (yang diambil dari plasenta orang tersebut yang disimpan ketika dia dilahirkan) ke Jantung orang tersebut. Jantung ini bisa direhabilitasi sampai 4 kali dengan cara ini. Betapa dahsyatnya penemuan ini, karena hal ini akan memungkinkan jantung orang dapat bertahan sampai 350 tahun (asumsi usia Jantung diperkirakan bertahan selama 70 tahun).

Dalam bidang bisnis, kita terlalu lama dininabobokkan dengan berbagai proteksi dan subsidi sehingga saat ini harus menghadapi ancaman globalisasi dalam bidang perdagangan (ACFTA – Asean-China Free Trade Area) yang mendorong Indonesia meningkatkan daya saingnya ditingkat Global.

Dalam menghadapi perubahan, ada beberapa kemungkinan orang atau sekolompok orang menanggapi: TERNGANGA, TUNGGANG LANGGANG, ANTISIPATIF, dan MEMANFAATKAN.

    

TERNGANGA menggambarkan tanggapan terhadap suatu perubahan dari seseorang atau kelompok yang tidak mengerti bahkan tidak menyadari terjadinya perubahan.

TUNGGANG LANGGANG menggambarkan tanggapan terhadap suatu perubahan dari seseorang atau kelompok yang tidak mempunyai persiapan untuk menghadapi perubahan.

Dari kutipan tersebut, tampak masih terdapat beberapa orang atau kelompok di belahan dunia ini yang memberikan tanggapan ANTISIPATIF bahkan MEMANFAATKAN terhadap perubahan itu.

ANTISIPATIF menggambarkan tanggapan terhadap perubahan dengan mempersiapkan langkah-langkah pencegahan menggunakan pengetahuan dan kemampuan yang memadai.

MEMANFAATKAN menggambarkan tanggapan terhadap perubahan dengan menggunakan perubahan tersebut untuk meningkatkan laba dan meminimalkan resiko.

Ini adalah pola pikir yang harus dimiliki oleh seorang pemimpin sehingga mampu memberikan perintah yang tepat pada situasi yang tepat.

Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan untuk mengarahkan (ALIGNING) orang-orang didalam kelompoknya. Kemampuan ini diperlukan oleh seorang pemimpin untuk memberikan arah tujuan yang akan dicapai oleh kelompoknya. Kita tahu bahwa setiap orang didalam kelompoknya bisa saja mempunyai pendapat tentang arah tujuan yang akan dicapai sesuai dengan pengetahuan, pengalaman dan kemauannya. Untuk itu seorang pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk memberikan arahan kepada anggota kelompoknya, agar setiap orang dalam kelompok tersebut melakukan tugasnya dalam arah yang diberikan oleh pimpinan.

ALIGNING adalah mengkomunikasikan dengan kata dan perbuatan untuk mencapai tujuan:

• Mendiskusikan penetapan tujuan dengan melibatkan orang-orang yang berkepentingan. Mengatakan dan menyampaikan tujuan dan target yang hendak dicapai. 
• Menuliskan di papan tulis untuk membantu kelompok agar lebih fokus dan berpartisipasi secara aktif pada topik yang didiskusikan. 
• Katakan dan lakukan sesuai dengan tujuan.

Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan untuk memberikan ide (INSPIRING) kepada orang-orang didalam kelompoknya. Kemampuan ini diperlukan oleh seorang pemimpin agar orang-orang didalam kelompoknya mendapatkan inspirasi dari pimpinannya sehingga mampu menggunakan pengetahuan, pengalaman dan kemauannya untuk melakukan tugas-tugasnya sehingga dapat menyesesaikan berbagai masalah yang ada di dalam kelompok itu.

INSPIRING dilakukan dengan berbagi dan membuat ide yang dapat mensinergikan tim, dapat membuat tim lebih innovatif, lebih berperan dan lebih produktif. Shunryu Suzuki mengatakan bahwa didalam benak para pemula terdapat banyak sekali kemungkinan, sementara didalam benak seorang ahli terdapat semakin sedikit kemungkinan. Dr. Koichi Kawana berpendapat bahwa penyederhanaan berarti pencapaian maksimum dengan mempergunakan sedikit alat.

Seorang pemimpin harus memiliki kemampuan untuk memotivasi (MOTIVATING) kepada orang-orang didalam kelompoknya. Kemampuan ini diperlukan oleh seorang pemimpin agar orang-orang didalam kelompoknya termotivasi untuk melakukan tugas dengan sebaik mungkin, selalu melakukan perbaikan-perbaikan dalam pekerjaannya sehingga.

MOTIVATING dapat dilakukan dengan memberikan penghargaan dan teguran. Ketika seseorang atau sekelompok orang bertepuk tangan bisa jadi dia/mereka sedang termotivasi. Ketika dua sejoli yang sedang bertemu kemudian mengatakan “dapatkah kita bertemu lagi minggu depan” menggambarkan bahwa dia/mereka sedang termotivasi. Dan, ketika seorang penyerang dalam suatu permainan sepakbola berhasil menyarangkan gol ke gawang lawan kemudian mereka merayakannya dengan melakukan gerakan-gerakan aneh serta melompat dan memeluk teman-teman setimnya, mereka menjadi sangat termotivasi. Maslow menyusun tingkatan kebutuhan manusia yang sangat mempengaruhi motivasinya (melakukan pekerjaan yang diinginkan, memerlukan respek dan pengargaan, disayangi dilungkungan sosialnya, dan kebutuhan untuk hidup: bernafas, makan, minum, tidur).   

Dengan kata lain, seorang PEMIMPIN haruslah mempunyai KEPEMIMPINAN yang sangat kuat.

Kata kunci: KEPEMIMPINAN, DIRECTING, ALIGNING, INSPIRING, MOTIVATING

MEMBANGUN TIM, bukan sekedar membangun kelompok

Manusia tidak diciptakan untuk hidup sendirian.

Secara alami, manusia ini diturunkan ke bumi untuk hidup perdampingan satu sama lain sebagai makhluk sosial. Disamping pertanggungjawabannya secara vertikal kepada Penciptanya, manusia juga akan dituntut pertanggungjawabannya secara horizontal terhadap manusia lainnya di muka bumi ini.

Untuk bisa berhubungan antara manusia yang satu dengan yang lain, diperlukan alat komunikasi yang kemudian kita kenal dengan BAHASA. Berbagai bahasa telah diciptakan oleh manusia baik yang sifatnya lokal maupun yang sudah dipakai secara luas/internasional. Dengan dikembangkannya teknologi informasi melalui jaringan internet, komunikasi antar manusia dapat terjadi hampir tanpa batas.

Disamping bahasa, setiap manusia juga mempunyai sifat-sifat yang khas yang dibawanya sejak lahir yang akan mempengaruhi bagaimana ia berhubungan dengan manusia lainnya. Belum lagi sifat-sifat yang dibangun secara bersama-sama dalam jangka yang panjang oleh sekelompok manusia yang kemudian menjadi budaya dari kelompok tersebut.

Pada saat seseorang mempunyai minat yang sama atas sesuatu hal, mereka bergabung untuk membentuk suatu kelompok. Setiap orang didalam kelompok ini mempunyai keahlian dan kemampuan masing-masing yang akan digunakan untuk mencapai suatu tujuan. Dalam sebuah kelompok terbaik, individu-individu bersama-sama bekerja bahu-membahu satu sama lain, tetapi tetap fokus pada tujuan dan kinerja masing-masing. Apabila anggota dari sebuah kelompok menjadi lebih peduli kepada tercapainya tujuan dan tanggungjawab bersama ketimbang tujuan dan tanggung jawab individu masing-masing, maka kelompok ini akan memenuhi kriteria untuk menjadi sebuah TIM. Sebuah kelompok tidak bisa secara mendadak berubah menjadi sebuah TIM. 


Pada awalnya sebuah kelompok mulai mendefinisikan tugas dan menentukan bagaimana menyelesaikannya (FORMING). Dalam tahap ini setiap orang mulai mencari-cari bagaimana cara berhubungan satu sama lain. Bayangkan apabila anda adalah salah seorang anggota dari suatu kelompok. Anda akan mulai memperhatikan siapa saja orang-orang yang ada di kelompok tersebut. Apakah anda sudah sangat mengenalnya atau bahkan anda baru pertama kali bertemu dengan orang tersebut. Untuk yang anda sudah sangat mengenalnya, tentunya anda sudah mengetahui apakah orang tersebut adalah orang yang cakap atau tidak, apakah orang tersebut mudah diajak kerjasama atau tidak, paling tidak anda sudah mempunyai jurus-jurus tertentu untuk berhubungan dengannya, bagaimana cara memeprtahankan pendapat anda atau mengegolkan pendapat anda. Sebaliknya, untuk orang yang baru pertama kali bertemu, tidak ada satu informasi sedikitpun mengenai dia. Bahkan namanya saja anda belum tahu. Mungkin anda akan mencaba bertanya kesana-kesini mengenai orang tersebut, atau mencari biodata orang tersebut dari saluran resmi atau mendapatkan secara tidak resmi. Bahkan anda akan mencoba mencari-cari dari jejaring sosial. Tentu saja ini akan menjadi pekerjaan besar untuk bisa memastikan apakah nantinya dadapt bekerjasama dengan dia atau tidak. Tetapi pada tahap ini akan diakhiri dengan terumuskannya dengan jelas apa tugas dari kelompok tersebut dan menetapkan tatacara penyelesaiannya.


Selanjutnya, setiap anggota TIM akan mulai berjuang keras untuk mempertahankan dan berkompetisi untuk mengegolkan pendapatnya (STORMING). Ini adalah tahap transisi dimana akan terjadi tekanan yang sangat keras antara individu yang satu dengan yang lain. Hal yang mudah adalah kalo anda sudah mengenal bahwa orang-orang yang ada didalam tim tersebut adalah orang-orang yang benar-benar sudah anda kenal. Celakanya kalo orang-orang didalam kelompok tersebut belum pernah dikenal sebelumnya. Tahap ini, setiap orang mulai menyampaikan pendapatnya atas tugas yang diberikan dan tata cara penyelesaiannya. Dia akan menggunakan pola pikir, pengetahuan dan pengalaman yang dimilikinya untuk mempertahankan pendapatnya bahwa pendapatnyalah yang paling tepat. Ini akan menjadi perdebatan yang sangat keras. Bahkan sering dibumbui dengan ketidakpercayaan terhadap anggota kelompok yang lain yang memberikan pendapat yang berbeda. Semua keburukan dan latar belakang orang-orang yang berbeda pendapat diungkap semua dan dijadikan alat untuk menjatuhkannya, sehingga pendapat orang tersebut menjadi tidak pantas diajukan. Wajar saja bahwa pada tahap ini diakhiri dengan banyak hal yang sementara digantung saja tanpa kesimpulan yang jelas (pending). Dalam kondisi tekanan yang sangat tinggi ini biasanya pemimpin kelompok mencoba menenangkan anggota kelompoknya dengan menyampaikan bahwa perdebatan yang keras ini memang wajar terjadi pada sebuah kelompok yang baru dibentuk, jadi tidak usah terlalu dikhawatirkan bahwa kelompok ini tidak berhasil untuk memberikan hasil terbaiknya. Kemudian diskusi dihentikan (diskors) untuk beberapa saat atau bahkan ditunda pada hari lain untuk memberi kesempatan kepada anggota kelompok untuk menurunkan tekanan-tekanannya terlebih dulu (cooling down). Di beberapa organisasi, waktu jeda ini dimanfaatkan untuk melakukan pendekatan-pendekatan (lobi-lobi) dengan anggota kelompok yang berbeda pendapat.


Tahap selanjutnya masing-masing individu mulai menyadari dan menerima bahwa mereka harus bekerjasama, berdamai, dan menetapkan aturan main bagaimana mereka bisa bekerjasama (NORMING). Dalam tahap ini penekanan pada keselarasan hubungan antar anggota yang membentuk kelompok menjadi sebuah TIM. Bagi yang merasa kesulitan untuk bisa menyadari dan menerima perbedaan-perbedaan, dan sulit untuk berdamai, maka ada kemungkinan ia akan meninggalkan kelompok tersebut dengan berbagai alasan dan cara. namun demikian umumnya, orang-orang dalam kelompok mulai bisa berkomunikasi dengan bahasa yang sangat cair, mulai berempati dengan pendapat-pendapat orang lain yang berbeda, mencoba merasakan bagaimana kalo anda menjadi orang lain tersebut. Yang diperlukan kemudian adalah mereka mulai bekerjasama dan mencoba untuk menyamakan harapan-harapan dengan solusi yang bisa dicapai bersama.


Tahap terakhir, TIM sudah menyelesaiakan masalah kerjasama dan mengesahkan harapan-harapannya, dan menjalankan pekerjaan yang secara bersama-sama menjadi tanggungjawab mereka (PERFORMING). Dalam tahap ini, kelompok tersebut dapat mengerjakan lebih secara konser daripada gabungan dari hasil usaha masing-masing individu. Anda mulai menjadi bagian dari suatu kelompok. Anda akan mulai berani untuk mengatakan "KITA" daripada "SAYA". Anda akan sering mengatakan "KELOMPOK" untuk mewakili subyek dari penyelesaian masalah yang sedang dihadapi. Latar belakang pengetahuan, pengalaman, dan kemauan individu tidak lagi muncul dalam berbagai diskusi atau perumusan solusi.


Pada tahap inilah terbentuk sebuah TIM yang sangat mengandalkan "KERJASAMA TIM" ketimbang kerja individu secara bersama-sama.

Kata kunci: TEAMWORK, FORMING, STORMING, NORMING, PERFORMING